El administrador de propiedad horizontal

Antes de la Ley 675 de 2001, al no existir una definición suficientemente clara del cargo, los“Administradores de Propiedad Horizontal”formaban un grupo heterogéneo, donde podíamos encontrar desde pensionados y amas de casa, sin ninguna preparación previa, hasta profesionales especializados, por lo que no se podía hablar con propiedad de un “Perfil” del Cargo.

Ahora, no solo por las nuevas normas legales, (la ley exige que el Administrador acredite su idoneidad para ejercer este cargo),sino porque la misma evolución de la sociedad y de la Propiedad Horizontal han hecho indispensable la profesionalización de quienes tienen a su cargo y bajo su responsabilidad el patrimonio, el bienestar, la tranquilidad y la seguridad de toda una comunidad de copropietarios, podemos decir que se requiere un alto y especifico Perfil.

Se debe entonces buscar un Administrador con perfil Gerencial, Ejecutivo, con capacidades de dirección y administración de recursos humanos, conocimientos específicos en Contabilidad y Administración de Propiedad Horizontal, manejo y liderazgo de Comunidades, amplio conocimiento del Régimen Laboral, y de la Legislación de Propiedad Horizontal, solución de conflictos, etc.

FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR:

La ley 675 de 2001,define así las Funciones Básicas para los Administradores de Propiedad Horizontal: (Articulo 51)

1- Convocar a la asamblea a reuniones ordinarias o extraordinarias y someter a su aprobación el inventario y balance general de las cuentas del ejercicio anterior, y un presupuesto detallado de gastos e ingresos correspondientes al nuevo ejercicio anual, incluyendo las primas de seguros. 2- Llevar directamente o bajo su dependencia y responsabilidad, los libros de actas de la asamblea y de registro de propietarios y residentes, y atender la correspondencia relativa al edificio o conjunto. 3- Poner en conocimiento de los propietarios y residentes del edificio o conjunto, las actas de la asamblea general y del consejo de administración, si lo hubiere. 4- Preparar y someter a consideración del Consejo de Administración las cuentas anuales, el informe para la Asamblea General anual de propietarios, el presupuesto de ingresos y egresos para cada vigencia, el balance general de las cuentas del ejercicio anterior, los balances de prueba y su respectiva ejecución presupuestal. 5- Llevar bajo su dependencia y responsabilidad, la contabilidad del edificio o conjunto. 6- Administrar con diligencia y cuidado los bienes de dominio de la persona jurídica que surgen como consecuencia de la desafectación de bienes comunes no esenciales y destinarlos a los fines autorizados por la asamblea general en el acto de desafectación, de conformidad con el reglamento de propiedad horizontal. 7- Cuidar y vigilar los bienes comunes, y ejecutar los actos de administración, conservación y disposición de los mismos de conformidad con las facultades y restricciones fijadas en el reglamento de propiedad horizontal. 8-Cobrar y recaudar, directamente o a través de apoderadoscuotas ordinarias y extraordinarias, multas, y en general, cualquier obligación de carácter pecuniario a cargo de los propietarios u ocupantes de bienes de dominio particular del edificio o conjunto, iniciando oportunamente el cobro judicial de las mismas, sin necesidad de autorización alguna. 9- Elevar a escritura pública y registrar las reformas al reglamento de propiedad horizontal aprobadas por la asamblea general de propietarios, e inscribir ante la entidad competente todos los actos relacionados con la existencia y representación legal de la persona jurídica. 10- Representar judicial y extrajudicialmente a la persona jurídica y conceder poderes especiales para tales fines,cuando la necesidad lo exija. 11- Notificar a los propietarios de bienes privados, por los medios que señale el respectivo reglamento de propiedad horizontal, las sanciones impuestas en su contra por la asamblea general o el consejo de administración, según el caso, por incumplimiento de obligaciones. 12- Hacer efectivas las sancionespor incumplimiento de las obligaciones previstas en esta Ley, en el reglamento de propiedad horizontal y en cualquier reglamento interno, que hayan sido impuestas por la asamblea general o el Consejo de Administración, según el caso, una vez se encuentren ejecutoriadas. 13- Expedir paz y salvo de cuentas con la administración del edificio o conjunto cada vez que se produzca el cambio de tenedor o propietario de un bien de dominio particular. 14- Las demás funciones previstas en la presente Ley y en el reglamento de propiedad horizontal, así como las que defina la asamblea general de propietarios.

Otras funciones del Administrador, que si bien no están contenidas en la ley ni en muchos reglamentos, pero que nacen de su propia naturaleza, tienen que ver con la educación de la Comunidad, la permanente información respecto a temas como la convivencia, la Seguridad, las normas legales, y en general todas las cuestiones que competan a la comunidad de copropietarios.

ATRIBUCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL ADMINISTRADOR DE PROPIEDAD HORIZONTAL:

Como Representante Legal, Gerente y Tesorero de la Copropiedad, el Administrador puede definirse como la primera Autoridad Civil de la Comunidad de copropietarios o como el Órgano Ejecutivo de la Copropiedad. (La Asamblea y el Consejo, en donde este exista, serian entonces el “Poder Legislativo) En consecuencia el Administrador cuenta con atribuciones suficientes para utilizar los recurso humanos, los bienes, los recursos logísticos, y los fondos de la copropiedad, en beneficio y para el servicio racional de la misma, con ajuste a las leyes y reglamentos, pudiendo entonces tomar las medidas tendientes a garantizar el normal funcionamiento de la copropiedad, ordenar y ejecutar el gasto de acuerdo a un presupuesto aprobado por la asamblea, tomar las medidas necesarias para mantener en buen estado los bienes, equipos y edificaciones de la comunidad, etcétera. Teniendo en cuenta que la ley es muy clara al establecer las responsabilidades del Administrador, (“Los administradores responderán por los perjuicios que por dolo, culpa leve o grave, ocasionen a la persona jurídica, a los propietarios o a terceros. Se presumirá la culpa leve del administrador en los casos de incumplimiento o extralimitación de sus funciones, violación de la ley o del reglamento de propiedad horizontal” – Ley 675 de 2001, Articulo 50) es lógico que se le deben respetar sus atribuciones, sin pretender “Co administrar” junto con él, a no ser que expresamente se asuma la responsabilidad de tal “Co administración” y se le exonere de toda responsabilidad. No sería justo despojar al Administrador de sus atribuciones dejándole con toda la responsabilidad, pues esta ultima nace precisamente de las primeras: Son las Atribuciones y el poder de ejercerlas las que en definitiva generan unas obligaciones y una responsabilidad.

Como puede verse, no es sencillo conseguir un Profesional que reúna todos los requisitos, y de conseguirse, seguramente sus honorarios serán de un alto rango, lo que no todas las copropiedades pueden costear.

La mejor alternativa es entonces, contratar una Empresa Especializada, lo que nos proporcionara todo un equipo de profesionales que estarán al servicio de la Copropiedad: Administradores, Contadores, Abogados, Arquitectos, Ingenieros…

Además, las Empresas Especializadas reparten los costos entre muchos clientes, por lo que las tarifas finales son mas económicas en proporción a la cantidad y calidad de los servicios que se obtienen.

Eso sí, debemos cuidarnos de las empresas piratas, de las empresas improvisadas, de las “empresas de papel” ya que no ofrecen ninguna garantía, y escoger solo a aquellas de probada idoneidad, de reconocida trayectoria y que cumplan con todos los requisitos de ley.

Es muy mala política y resulta muy costoso a mediano y largo plazo, tratar de economizar delegando la Administración en inexpertos e informales, que con sus errores pueden llevar a una copropiedad a la quiebra.

NOMBRAMIENTO, FORMA DE CONTRATO, GARANTIAS:

El nombramiento del Administrador lo hace la Asamblea General, excepto en aquellas copropiedades en las que existe el “Consejo de Administración” donde será este quien haga el nombramiento, de acuerdo con el artículo 50 de la Ley 675 de 2001. Sin embargo, en nuestro concepto, esto no implica que no pueda la Asamblea nombrarlo si así lo desea.

El Contrato debe ser por “Prestación de Servicios”, y en ningún caso debe ser un contrato laboral. El Presidente de la Asamblea General, o el Presidente del Consejo, donde este órgano exista, será quien firme el contrato a nombre de la copropiedad. En este se deben fijar claramente las condiciones, especialmente en todo lo referente a honorarios, Pólizas, vigencia, etcétera.

El Administrador debe constituir garantía, mediante una póliza de seguro, cuyo valor asegurado corresponda al valor del presupuesto del año para el cual se suscribe el Contrato.